Um dos maiores tabus nos ambientes “ágeis” é a questão das datas de entrega. 

Quem trabalha há muito tempo nesses contextos já sabe o que vai acontecer.

Basta aquele gerente sair da sala, para começar a sessão reclamação dos times:

“Aqui é assim, não somos muito evoluídos, os gerentes fazem questão de colocar datas de entrega em cada tarefa.”

O Tabu acontece pois, em muitos casos, os principios aplicados nos tais “ambientes” partem de idealizações. Muitas vezes modelos gerados em ambiente acadêmico. Com pouco contato com a realidade das empresas.

Nesse ponto, uma das coisas que eu mais gosto do #método #kanban é que ele NÃO nasceu de uma prancheta.

O #kanban é “no judgment”. Ele leva em sua legenda aquela frase que todo bom filme deve ter: “baseado em fatos reais”.

E, no mundo em que vivemos tem data fixa, data parede, dead line e due date. Tem também aquele time da alta gestão com expectativas de entrega. Tem também perda de competitividade em caso de não entregar algo em um determinado tempo (custo de oportunidade).

Mas, apesar de ser agnóstico ao método de entregas adotado, o Kanban não se furta de fazer uma análise crítica do uso das “datas fixas” e propor boas recomendações de como as empresas maduras devem usá-las.

Nesse intuito, resumi nesse artigo Sete tópicos interessantes sobre “como o Kanban enxerga datas fixas de entrega:”

1) Datas Fixas são para coisas fora do nosso controle

Devemos considerar que, somente as Datas que estão fora do nosso controle devem ser fixas. Por exemplo, se você tem uma entrega que impacta a abertura dos Jogos Olímpicos esse é o momento de por uma data fixa naquilo. Ou, se você precisa desenvolver aquele relatório legal a fim de evitar que a empresa tome uma multa.

2) Gerentes “não devem usar” Datas Fixas como artifício de coordenação

Outro ponto é: os gerentes não devem usar as datas para coordenar as pessoas. Empresas com baixa maturidade criam datas fixas para suprir a falta de confiança nas entregas. Quem já teve a experiencia de desenhar um sistema Kanban sabe que isso ocorre com muita frequencia. É muito comum encontrar gestores que fazem questão de colocar datas em todas as atividades do time. “Coloca uma data em tudo, para garantir a entrega”.

3) Empresas Maduras gerenciam Riscos com Lead Time e Classes de Serviços

O Kanban Maturity Model entende que empresas de alta maturidade tratam seus riscos de entrega de maneira mais elevada. Elas melhoram os seus Lead Times, usam a Lei de Little, encurtam as caudas longas. As data fixas são trocadas por DDD (desirable delivery date). A confiança entre as pessoas também é alta.

Para maturidades maiores, a @Kanban University disponibiliza uma ferramenta para gerenciar os riscos de entrega. Ela é chamada Triage Tables, e ajuda a combinar custos de oportunidade com classes de serviços adequadas a fim de tratar melhor os riscos.

4) Datas Fixas ajudam a evitar a procrastinação na geração de Idéias

Por outro lado, há um contexto em que é benéfico usar datas fixas. A saber, nos ambientes de criação. Elas ajudam a evitar comportamentos de procrastinação. E facilitam a criação de idéias para o desenvolvimento. (Kanbans de Upstream). Nesses contextos o seu uso é recomendável para criar disciplina de maneira positiva.

5) Ênfase na gestão do Trabalho e não do Tempo

A gestão dos séculos 18 a 20 está enraizada na gestão do tempo. Já, o Kanban enfatiza a gestão do trabalho. Ao dar grande importância sobre como o trabalho está sendo feito, cria-se senso de propósito. Com isso o engajamento das pessoas aumenta. Não é necessário ter um prazo como efeito de pressão para entregar as coisas.

6) Limitar o WIP para ganhar Foco e “ainda mais” Propósito

Em vez de usar Datas Fixas, o Kanban prefere usar a prática de limitar o trabalho em progresso (WIP) para ajudar as pessoas a ganharem foco. E, acredite, as pessoas irão parar de começar e começarão a terminar as coisas. E o engajamento aumentará, assim como a felicidade no trabalho com impactos positivos no desempenho financeiro.

7) Somos Adultos e Profissionais

Ah, o Kanban acredita que as pessoas dentro de um contexto de negócios merecem respeito. Sem idealizações e sem o uso de datas fixas como babás.

Referencia: https://mauvisoft.com/2021/03/22/deadlines-in-kanban-do-they-exist/